EXCELLENCE C M
9月7日-8日，2023騰訊全球數(shù)字生態(tài)大會在深圳國際會展中心成功舉辦，作為騰訊多年大型活動支持的合作伙伴，卓越商企服務旗下卓品商務為這場騰訊在產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)領域規(guī)格最高、規(guī)模最大、覆蓋最廣的年度盛會精選禮賓及服務專家團隊，保障本次數(shù)字生態(tài)大會從前期籌備到后續(xù)接待工作的順利進行。
作為騰訊在產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)影響力之最的年度盛會，本次生態(tài)大會集中了各生態(tài)合作伙伴、技術開發(fā)者、政府及社會組織，共話千行百業(yè)產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新升級的前沿趨勢。今年規(guī)模再度空前，僅線下就吸引了近5000名產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)的精英到場，在數(shù)智時代談智變。
為保障現(xiàn)場流程順利進展，卓品商務再度被聘請擔綱場館服務，提供SVIP區(qū)接待、內(nèi)外場動線管理、展區(qū)/簽到區(qū)等功能區(qū)的協(xié)助工作、所有專場指引等。卓越商企服務已是騰訊全球數(shù)字生態(tài)大會3年的合作伙伴，但面對今年再度升級的規(guī)模，依舊拿出首次的謹慎和干勁，為本次專項服務配置了60人的禮賓隊伍，向國內(nèi)外的近5000名來賓提供品質服務。
△部分現(xiàn)場工作展示
Day one的謹慎
從超10000平的動線摸排開始
經(jīng)驗是把雙刃劍，可能會讓人忽略那些基礎的事情。所以在方案階段，卓品選擇暫時摒棄經(jīng)驗，重走超過1萬平的深圳國際會展中心18號館，做好分區(qū)域的人員編排后，也提前識別出一個重要問題：主會場空間大，人群進入后如果不做明確引導，會隨機選擇座位，極有可能造成入座分散和效率問題，尤其對于較晚到場的觀眾，茫然尋座耽誤自己時間和他人體驗。
△實地勘場繪制接待動線
因此卓品向主辦方提出對人群和座位進行顏色匹配的建議。除了特定的SVIP、演講嘉賓、媒體等角色外，對參會人員簽到時，會隨機分發(fā)不同顏色的手環(huán)，以便其進入主會場后根據(jù)座位顏色，快速找到落座區(qū)域，增加人員流動效率的同時，減輕了內(nèi)場引導工作的壓力。
△對客戶接待做出人群細分的規(guī)劃
Day one的干勁
從動線管理到體驗管理
除了關注動線效率，卓品同樣關注現(xiàn)場的參會體驗。其一，表現(xiàn)在應對雨天的特別準備：傘、傘桶、套傘機...其二，表現(xiàn)在對現(xiàn)場體驗區(qū)真情實意地引導，據(jù)現(xiàn)場00后的禮賓小揚表示，同事間有種對來賓“投喂式的關心”，生怕大家錯過展覽區(qū)有趣的互動，或者茶歇時的好吃好喝，而這樣積極的引導不僅讓來賓在腦力激蕩的參會之余得到放松，也讓主辦方投入的資源得到更充分的使用。
△活動現(xiàn)場的“過程管理”
體驗管理的另一重要對象是SVIP嘉賓，卓品商務針對性地按1:1為VIP室配置固定的禮賓員服務，更是在SVIP區(qū)域配置了特勤人員保障參會安全。素未謀面的禮賓員，與會期間一定是SVIP最熟悉的陌生人，會前就要求對近80名SVIP做好樣貌、身份信息等提前熟悉，以便在語言、飲食口味、與會時間等方面做好準備。甚至卓品會提前準備好SVIP區(qū)域的披肩、茶具等，提出主辦方要求以外的高標準。
△卓品商務特勤人員
△SVIP區(qū)服務
極端環(huán)境
緊急元無縫銜接
9月7日晚至8日早晨，深圳遭遇極端特大暴雨，打破1952年有氣象記錄以來的極值。為保障本屆騰訊數(shù)字生態(tài)大會的接待工作，卓品商務連夜做出緊急預案：從本地項目上抽調10名同事增加現(xiàn)場支援；SVIP全體接待同事早7:30于落客區(qū)開始待崗，隨時準備為下車的嘉賓撐傘迎接；現(xiàn)場增加眾多應對物資，包括傘、傘桶、套傘機、吹風機、一次性毛巾、一次性拖鞋等；對行李寄存處增加IBM桌避免物品直接落地打濕...
△應對暴雨緊急調度相關物資
△特大暴雨下的服務
結語
本次2023騰訊全球數(shù)字生態(tài)大會順利舉辦，是卓越商企服務多年來在高端禮賓服務深耕的一個縮影和精煉展示，也是騰訊等大客戶對卓越商企服務能力的認可，未來，卓越商企服務在高端服務領域不斷精進，持續(xù)打磨產(chǎn)品力，挖掘客戶痛點，在不斷變化的環(huán)境中，與時俱進，迭代出更加優(yōu)質的商務服務體驗。
△卓品商務接待服務介紹